動物病院、トリミング施設の予約の電話を受けることが多いのですが、メモを取らずとも客から言われた名前、ペットの名前、日付、…

Question

動物病院、トリミング施設の予約の電話を受けることが多いのですが、メモを取らずとも客から言われた名前、ペットの名前、日付、要件を覚えるにはどうしたらいいと思いますか？今はメモを取っているのですが、効率や手が塞がっている時にも対応できるようにしたいです。

Answer 1

メモを取らずに電話対応する事、それは効率が良いとか、手が塞がってても対応出来るスキルがある、という事ではなく単に飼い主さんの話を蔑ろにした怠慢でしかないです。
要するに病院側や貴方の都合で書きたくないということですよね。そこで予約の電話だからといってメモをせずに聞いていて、もし追加で何分にも渡り食欲はこうで、今の体調はこうで、下痢や嘔吐の状態はこうで、などと情報がどんどん追加になったらどうしますか？途中からメモをしてもそれ以前の内容も全て正確に覚えられているなんて事はないです。些細な情報が命を左右するときもあります。動物病院での電話対応は命に直結する事を理解しているのでしょうか。

Answer 2

電話が鳴ったら患者さんやお客さんの名前が出たりするソフトは使ってないのでしょうか？
カルテはあるのでしょうか？

ソフトがあれば登録されてる電話番号であれば名前が出てくるので
すぐカルテを取りに行きます。
ソフトがなければカルテ番号を聞いてから一旦保留にして取りに行きます。

カルテがない場所であっても、まぁメモするしかないですよ。
記憶力がいいなら頭に全部叩き込めるだろうけど
何か間違いがあると怖いのでメモが一番ですよ。

あとは慣れで、定期的に電話をかけてくる人とかはすぐ覚えます。
相手の声や喋り方だけでもわかるようになります。
相手が誰かというのが頭に浮かべば割と要件もスムーズに入ってくるようになるかと思います。