転職中。選考の辞退はメールでもいいですか。

Question

転職中。選考の辞退はメールでもいいですか。書類選考→1次面接→最終面接ときました。
雰囲気的に内定がでそうです。

ほかの会社で内定が決まったので、
選考から外してもらいたいのですが、
メールでも失礼のない文面はないでしょうか。

できて間もない会社で10人位です。
採用担当は取締役の方ですし
外出されていることも多いかと思い
メールで連絡したいと考えています。
今までの連絡は全てリクナビのメールでした。
しかもメールが来るのはいつも夜9時位。

やっぱり電話の方がいいですか？
メールでよければ、失礼にならない文面を教えて下さい。

補足

内定はまだ出ていません。

選考から外して欲しいだけなのですが、
そんなメールは不要でしょうか…？

小さな会社なので、
少しでも手間を省いていただけたらと思って。

Answer 1

内定取消しや事態は、法律が係ってくる重要事項です。あなたは内定申込みの意思表示を撤回する、という法律行為を行うことになります。メールは、証拠として使えるので、メールを使うべきです。

●●株式会社
代表取締役 ●●様

前略貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。貴社に入社しようと思って
おりましたところ、他社とご縁がありまして、貴社への入社ができないこととなりました。
その旨本メールにて通知申し上げます。いろいろと大変お世話になりましたが、何
卒御理解と御高察いただきたく存じます。
末筆ながら、貴社のますますのご繁栄をお祈り申し上げます。

草々

住所：
氏名：

Answer 2

メールは一方的になり、届いたかどうかの確認もできず、受理されたのかどうかもわかりません。（内定辞退は状況により会社側が訴えることができます）またメールだけだと手軽に送れるという利点が他人がいたずらでそのようなメールを出してしまうという欠点にもつながるので企業側も電話などで実際に確認をしない限りは内定取り消しなどはしないはずです。（むやみに取り消してそれが実はいたずらだとなった場合、今度は企業側が訴えられる原因になるので）。よって二つ以上の手段で意思を伝えることが双方にとって必要なのです。
電話で伝え、意思確認を取り、承諾を得た上で改めて郵送で辞退の旨を伝えるのがもっとも確実です。（証拠がほしいなら内容証明郵便などを利用してください。あなたが内容を確認したいだけならただコピーをするだけでもいいんですけど証拠として使うとなるとコピーだとあなたがでっち上げたものではないのかの証明ができません。）まあもちろん電話で意思確認をしているのなら必要ないのかもしれませんが少なくとも配達記録ぐらいはつけておくと安心です。