営業職の方に質問です。仕事効率化のために工夫していることはありますか？ 営業をしている2児の父です。 子どもがまだ小さいので、できる限り定時で帰って家のことをしたいです。

Question

外回りの時間が長く、帰社後に事務処理（日報、見積、会議資料など）で残業続きで悩んでいます。。
営業を辞めたいわけではありません。

同じような状況から抜け出した営業の方に伺いたいです。
成果を落とさずに早く帰るために、何か工夫されていることはありますか？
最近流行りのAIツールの使い方、メモの取り方、社内での立ち回りなど、どんな内容でも構いません。
よろしくお願いします。

Answer 1

同じく都内で営業をしている二児の父です。うちは0歳3ヶ月と1歳8ヶ月で、妻の負担を考えるとどうしても定時で上がりたい派なので、状況がかなり近い気がします。

私の場合、いちばん効いたのは「帰社後にまとめて事務処理をする」のをやめたことでした。移動中と商談直後に7割終わらせておいて、会社では確認と提出だけにする、という形に変えてから残業が目に見えて減りました。使っているものを挙げておきます。

【有料枠】
PalmsGo
https://palmsgo.app/
このアプリはリリースされたばかりでまだあまり知られていませんが、かなり有能な日報作成アプリです。
元プ〇デンシャルで営業成績トップだった友人に勧められて使い始めたのですが、彼が言っていたのは「時短ツールというより成績のツールだ」ということでした。メモを取ることに気を取られなくなるので相手の話に集中できますし、予算感や決裁フロー、ちょっとした懸念みたいな“聞き流していた情報”を後から全部拾えます。実際、次回訪問前に前回の会話を読み返せるだけで提案の精度が変わりました。その友人は今は起業していて、自分の営業チームにそのまま導入しています。無料トライアルもあるので、試すハードルは低いと思います。

Claude（クロード／有料プラン）
https://claude.ai/
最近ChatGPTと並んでよく名前を聞く生成AIですが、私は営業の事務作業をこれで丸ごと巻き取っています。文章の自然さと長い資料の読み込みに強いので、営業事務との相性がかなり良いです。具体的にはこんな使い方をしています。

・お礼メール・追客メールの文面作成：商談内容を渡して「初回訪問後のお礼メール、堅すぎない敬語で」など。テンプレの使い回しから卒業できました
・提案書・会議資料の構成づくり：ゼロから考える時間が一番もったいないので、骨子と見出しだけ先に出してもらって中身を埋める流れにしています
・見積書の補足説明・条件整理：金額の根拠やオプションの違いを、お客様向けの平易な言葉に書き直してもらう
・長い資料の要約：先方からもらった仕様書やRFP、競合のIR資料などを読ませて要点だけ抽出。移動中に目を通せます
・商談の壁打ち：「予算が合わないと言われた場合の切り返しを3パターン」といった相談。ロープレ相手にもなります
・Excelの関数やスプレッドシートの数式：売上管理表をいじるとき、聞けば式を書いてくれるので調べる時間がゼロになりました

コツは、いわゆるプロンプトを凝ることよりも「誰向けに・何文字で・どんなトーンで」を毎回添えることだと思います。私はよく使う指示文をメモに保存して使い回しています。AI活用と言うと大げさに聞こえますが、要は資料作成の下書き役を一人雇っている感覚に近いです。ここが自動化できたおかげで、帰社後の1〜2時間がまるごと消えました。

【無料枠】
NotebookLM
https://notebooklm.google.com/
自社の商品資料、過去の提案書、議事録などを放り込んでおくと、「この製品の保守条件って何だっけ」と聞けば出典付きで答えてくれます。社内の誰かに聞かないと分からなかったことが自己解決できるので、確認待ちの時間が減りました。音声解説にして移動中に聞くこともできます。

Google ToDo リスト
https://tasks.google.com/
思いついたタスクは全部ここに放り込むだけです。Gmailやカレンダーと繋がっているので、メールから直接タスク化できるのが楽です。

あと社内での立ち回りで言うと、議事録をその日のうちにチームへ共有するようにしたら、上司からの「あの件どうなった？」がほぼ無くなりました。報告のために残る時間が消えたのは大きかったです。「子どもが小さいので◯時に出ます」と先に宣言しておくのも、意外と揉めません。

（録音系は、念のため「記録用に録らせてもらってもいいですか」と一言断るのと、社内ルールの確認だけはしておいた方が安心です）

帰ってから風呂と寝かしつけが待っていると思うと、1時間の残業の重みが独身時代と全然違いますよね。お互い頑張りましょう。

Answer 2

1週間何日会社に出勤されるかは知りませんが、何も考えず、外回りをするのが1番効率が悪いです。細かい話ですが、営業先件数Ｘ訪問回数が計算できればそれを1ヵ月何日で回っているかを計算して今出勤している1ヵ月の日数で割るのではなく、週に1日は会社にいる日を作り残りの日数で割れば、1日あたりの訪問件数が決まり、月初めから振り分けた1日あたりの営業先を回り時間があれば、次の日の分まで回るようにしていれば、どこかで余裕が出てくると、1日早く仕事が終われる日も出てきます。週に1日は会社にいる日を作るのはイレギュラーで訪問先ができてしまうかもわからないのと、次の週の営業に回る予定を立てるための準備期間です。慣れるまでは大変ですが、慣れてしまえば余裕を持って営業に回れる、それどころか、常に新規開拓もできるので、営業に余裕ができてきます。後輩がいれば営業先を譲ってやることもできます。40年前に先輩に教わった営業の仕方です。