営業事務として入社して1週間が経ちました。2週目からは代表電話を取って欲しいと言われました。

Question

しかし、こういう問い合わせにはこう対応する(システムで確認してお答えする)などの基本的なマニュアルのようなものが一切分からず、困惑しています。システムに関しても、なにか確認したい事がある時にどこになにを打ち込めばいいかなども分かりません。また、取り次ぎに関しても、どこからの問い合わせを誰に引き継いだらよいかも分かりません(取り次ぐ人の名前ではなくて、○○の担当者に変わってくださいと言われた時など)。
これらに関してはどう考えても今日電話対応の話をされた時に聞くべきでしたが、不安な気持ちでいっぱいになってしまって大事なことを聞くことができませんでした。月曜日に聞けばいいことかもしれませんが、帰ってきてからずっと考えてしまって、このままだと土日もそれで頭がいっぱいで会社に行くのが憂鬱になってしまいそうなので、ひとまずこちらで相談させていただきました。
こんなにも入社したてで右も左も分からないような新入社員に、会社側はなにを求めて電話対応を任せようとしているのでしょうか。今の私にはすべて「確認しますので少々お待ちください」と言って誰かに聞くことしかできないと思います。それでいいんでしょうか。

Answer 1

〉「確認しますので少々お待ちください」と言って誰かに聞くことしかできないと思います。

それでいいです。
そうやって覚えていけばいいです。

正直、マニュアル作ったところで、これこれこういう場合はこうでああでこの人が休みの時はこういう風にして、みたいに臨機応変に対応しなきゃいけないことが多すぎて書き切れないし、担当者とか変わったりするたびに改訂しなきゃいけないから逆に手間なんですよね。

それでももしマニュアルが必要だと思うなら、あなたが覚えた後で後進のために作ってあげたらいいでしょう。
自分に何のメリットもないのにばかばかしいと思うなら、それが今マニュアルがない理由です。

Answer 2

事務として新人に電話対応させるのは普通のことだと思います。
口上述べて内容聞いて、分からなければ保留ないし折り返しにすればいいだけの話ですから。

＞今の私にはすべて「確認しますので少々お待ちください」と言って誰かに聞くことしかできないと思います。それでいいんでしょうか。

むしろこれ以上のことは期待されてないです。

Answer 3

あなた1人だけの部屋で電話を前にずっと待ってるわけじゃないでしょ?
分からない事は確認しますので少々お待ちください」で周りに聞けば良いだけのこと。
新入社員にして欲しいのはその程度事です。

Answer 4

＞今の私にはすべて「確認しますので少々お待ちください」と言って誰かに聞くことしかできないと思います。それでいいんでしょうか。

何の問題もないと思いますが・・・。

そもそも代表電話にかけてくる人なんて、「とりあえず誰でもいいから出てくれ」くらいにしか考えていません。

代表電話にかけてきて、「さっさと〇〇担当だせよっ」なんていってくる人もいますが、ただの人格破綻者かクレーマーなので、無視していいです。