もう数え切れないほど、、、、、書類の間違いをしてます。

Question

もう数え切れないほど、、、、、書類の間違いをしてます。銀行に持ち込む書類を作っております。
元々、せっかちで落ち着きがなく、ケアレスミスの多い性格です。

今日もまたやってしまい、二度手間になってしまいました。

書類は英語のため、私しか分からず、社内では一人ですべての処理をしております。
ですので、ミスの発覚が、社外の会社からの連絡になってしまい、いつも関係各社に迷惑を掛けております。

本当にミスをなくしたいのですが、自分の目で見ても気づけないのです、、、、ですが、書類を自分で見直しても気づけない、、、

本当に恥ずかしいです。
会社に迷惑ばかり掛けております。

どうすれば、ミスに気づけますでしょうか？
皆さまの普段の方法をご教授ください。

Answer 1

ミスの内容がわかりませんので、ご参考になるかどうかは
わからないのですが…。

まず、ご自分で「せっかちで落ち着きがない」からミスが多いと
わかってらっしゃいますよね？
慌てて仕事をすれば、ミスが起きるのは当たり前の事で
質問者さんだけではないのですよ。誰でも経験ある事なんです。
ですから、落ち着いてやる方法を考えないといけません。

そうであれば、まず、解る範囲でいいので
どの仕事、どの書類をいつまでにしないといけないのか
あらかじめ予定表をつくるんですね。
すべての仕事をあてはめることはできませんが
定期的に毎月○日につくる書類、というのもあると思います。

で、その日の仕事をその日にやるのではなく
あらかじめできる所は先に手をつけておく。
それでドンドン進めるのではなくて
午後でいいものは午後まで置いておく。
明日でいいものは明日まで置いておく。
仕事別に、きちんとファイリングしておきましょう。
使用済みの封筒などを利用してもいいかと思います。

で、改めて見直してみる。
つまり「時間を置いて見直す」んですね。
そうすると、思い込みや勘違いに気づくことがあります。
頭が一旦、その仕事から離れてますからリセットされてるんですね。
昨日やったものを翌日みたら「あっ」と思う事もあるはずです。

あとは今までのミスがどこでどうして起きたのか
自分で原因を追及しないと、その対処法も見つかりません。
単に「気をつける」ではなく、見落とさないように印をつける、程度の事でも
ミスの歯止めになりますよ。

この程度しか思いつかないんですが
何かの参考になれば…。

Answer 2

ミスが多いのであれば、絶対ミスがあると思って見直しましょう。
すると、1回見てないのがおかしいと思えます。
2回目見て3回目見て…そこまでいくと、ミスもないか小さいミスだと言えるかも知れません。

だいたいミスの多い人は、自分は出来たと思っているから
ミスを探せないんですよね。
絶対ある！そんな気持ちの切り替えは、いかがですか？

Answer 3

失礼ですが、貴女の質問を読んでいて懐かしくなりました。

実は私も若い頃、貴女と全く同じだったからです。

隣の席の同僚はとても仕事が出来て、ミスが無い人でした。
それで聞いてみたんです。
「どうしてミスしないの？」と。
そうすると、返って来た返事は
「だって、間違いがないか、ちゃんと確かめるもん」と。
「私だって確かめてるよ？」というと、同僚は
「私はぜ～～ったい、間違いたくないから絶対間違いが無いって判るまで何度も確かめてるもん！」でした。

私は彼女のミスのない仕事ぶりが、カッコイイと思いました。
私もカッコよくなりたいので、絶対間違いない！と確信するまで確認することにしました。
そうしたら、ミスがなくなりました。
最初の頃の私には危機感が無かったと思います。

絶対に間違えるワケには行かない！という危機感を持って仕事をするとミスは減ると思います。

Answer 4

急ぐものでなければ時間差で見直すとかなり再チェックが正確になります。
パソコン画面では気が付かないで印刷してから見直すと、誤字、脱字、数字の入れ違いなどありますね。
ひとりで処理するのって思い込みがありますから二度三度の見直しは必要でしょう。
それと、間違いには癖があります。
数字系が苦手、文章系がチョットというように自分のミスしやすいウイークポイントを特に念入りにチェック!!
焦らない事が大事、頑張りましょう。