先の事を想像してしまい、余計な事をしていると言われたり、やる気が無くなったりする事があります。

Question

先の事を想像してしまい、余計な事をしていると言われたり、やる気が無くなったりする事があります。会社に新しくコピー機を置きますって話が持ち上がった時、設置までにルールや責任を決めて置きたい人とトラブったら対応でいい、という人で別れる事がありました。私は会社の備品にはルールがあった方がいい派だったのですが、「余計な事を想像している」「管理ができないからルールを考えてる」と言われました。私は言葉にするのが下手で上手く言い返せなかったのですが、そこで嫌な気持ちになってしまいやる気がなくなってしまいました。管理が下手かどうかは結果論ですし、先に運用を想定して対応方針を決める事が「余計」なのかモヤっとしました。それこそ行き当たりばったりの運用で対処しきれない事が起きたらそれだって管理が下手だと思ってしまうのですが、お互い証明できない事の言い合いみたいになってしまいました。

この質問では、どっちが正しいかが重要では無く、何故私が先の事をこんなにも想定してしまう人間なのか、人によっては起きたら起きたで対処という考えも出せるのか(別に嫌味では無く)、この考え方の違いとなるものが何なのかが知りたくなりました。

哲学みたいな質問になってしまいましたが、コミュニケーションが上手くいかなかったんです。この経験を糧にしたいと思い質問しました。皆さまの意見が聞きたいです。

Answer 1

こういう悩みはよくわかります。

私は中小企業で会社役員をしていますが、あるものを会社に導入する際、運用をどうするのかというのは絶対に考えることです。
おっしゃっているように、事前にルールやマニュアルを決めておくのか、はたまた決めずにその場対応していくのかって話です。

全てのことに前者を適用すると、窮屈過ぎて、またルールがたくさんできて逆に効率化の妨げになります。
一方、後者の様に全くルールを使わずに運用すると、各人がそれぞれのやり方で行うため統一性がなく、トラブった際など予期せぬ二次トラブルを招くことも考えられます。

私が言いたいのは、どちらかに偏ってはいけないと思います。
すべてのことを想定してルールを作るのもダメだし、すべてのことを想定せずその場しのぎで対応していくのもダメです。
やはり基本はコストパフォーマンスなので、ルールを作って管理するということは、そこにコストが発生します。なので、どこまでコストを使うかって話になると思います。

例えばコピー機でまず問題にるのは紙の管理でしょう。
要は紙がなくなったときの対処、補充をどうするかって話です。
しかし、この会社にとってコピー機がどれくらい重要なものなのか？という話です。例えば客先とのやり取りはメールやWEB会議、パソコンで基本的には完結するから、1日・2日印刷物がなくても問題ない、という状況なら紙がないという状況を作っても問題ないでしょう。だから誰も紙の残数を気にする必要はない、管理する必要はないです。

しかし、会社によっては毎日商談があり、プレゼンなどで紙は必須、印刷が滞れば仕事に影響が出るということであれば、なんとしても紙を切らしてはいけません。そういう場合は総務で担当を決め、毎日ストックしている紙の量を確認し、常に補充する必要があるでしょう。この場合、徹底した管理、事前ルールが必ず必要になります。もちろん、故障した時の連絡先、誰が会社で窓口になり、どのメーカー担当者のどの電話番号にかけなければならないか、連絡系統を事前に作っておく必要があります。また、出力できない間の代替プランも考える必要があるでしょう。
ただ逆に言えば、コピー機の重要性がないのに、このような徹底した管理を行う必要はないです。無駄な労力の消費です。別のことをして生産性を高めたほうが良い。

なので、それぞれの人の考え方の違いを考えるのではなく、導入するものの会社に対する影響を考えて、ルール化し管理するべきなのか否かを判断するべきだと思います。

Answer 2

おそらく ですが 、
トラブったら対応でいい と思っている人は、 本人にある程度の知識や 発言力があり、 トラブルにすんなり対応できる人だと思います。
なので そんな簡単に 対応できるもの いちいち 決めなくてもいいでしょう という考えです。

一方 ルール や責任者を決めたい人は、その逆で、 あらぬ 方向から責任をなすりつけられた時 どうにもならなくなる人です。
基本的には言われたことを言われたようにやるタイプの人間で、 臨機応変が苦手なタイプと言えるでしょう。

個人的には責任者などは決めた方がいいとは思いますが、それに時間をさいて それを決める価値があるかどうかも加味せねばなりません。