転職前に管理部門として勉強しておくべきことはありますか？ 入社五年目、現在は中小企業で営業事務をしているものです。

Question

転職前に管理部門として勉強しておくべきことはありますか？

入社五年目、現在は中小企業で営業事務をしているものです。来月転職し、新しい職場では別の中小企業の管理部門への配属になります（総務、経理、人事等）。

面接では、現在管理部門はアルバイトが担当しているため、正社員を投入して管理部門を強化したい、という話でした。
他に、管理部門を統括している社員が一人います。

私はただの支店勤め、総務も兼任していた期間がある、というくらいの入社五年目のただの営業アシスタントのため、管理部門の強化と言っても何ができるのか…
かなり不安の中にあります。
整理整頓や書類や備品の管理は得意な方ですし、新たなことに挑戦してみたいという気持ちは強いのですが、未経験の状態で正直何をやっていいのか…というところです。
社内の状況がどのようなのかも、まだ入社前なので全く不明です。

エクセルやWordの使い方は大学時代に習ったことは一通りできますが、ピボットテーブルやマクロ、複雑な関数についてはよく分かっていないため、ここらへんは入社前に勉強する予定です。

他に、何か勉強するべきことやおすすめの本があれば教えてください。
よろしくお願いいたします。

Answer 1

エクセルに絞って鍛えればよいですよ。幅広く浅い知識は仕事に置いてあまり活用の道がありません。管理いまいちな会社は手書きや手書き風エクセルでの管理が多く改善点が非常に多いのでエクセル出来ると仕事が有利ですね。

エクセル関数、数式を使える→行列の増減に対応できる(相対絶対参照の使い分けと使い慣れ)、他人が組んだ微妙な表を全部作り直せる、どんな関数使えばよいか調べて選択ができる、ここまで出来れば仕事でサクッと対応できます。
関数自体を覚える必要はありません。やりたい事に対して何使えばいいか探し慣れていれば良いです。あとは複雑な数式は使い慣れですね。これ慣れているかどうかで出来る事の範囲が変わります。ただしネットサーフィン不可の職場になると辞書替わりのサイトをDLしておくなど工夫が必要になりますが。

ピボット、大量のデータを目の前にして触りながら使い方ググって調べればよい。1週間2週間も有れば使い方十分把握できるので事前勉強よりは赴任後に勉強したほうが効率がよい。多分ほとんどの会社でピボットに対応出来ない形でデータを入力しているのでまずそこの改善が必要になる事が多い。

マクロ、簡単な操作の自動化ツールを自分用として作るぐらいなら1週間～1か月の学習で出来るようになります。不安なく安定して動く物を作って他人でも使えるようになるには1年以上は経験積む必要があります。それでも学習できそうならやるべきですね。これは覚えておくとどの職場に行っても重宝しますよ。管理事務関係ではこれにかなう武器は無いと思います。

Answer 2

総務、経理、人事なら、下記の３つを学んでおくとよいですよ。

１ 会社法
２ 労働法
３ 簿記（３級程度でOK）