日報のミスの減らしかた、確認方法を教えて下さい。

Question

日報のミスの減らしかた、確認方法を教えて下さい。私はリハビリ職の人間です。
うちの病院では、日報として疾患別に何単位を何人介入したのかをエクセルに入力します。
加算A 1単位2人
2単位3人
加算B 1単位4人
3単位2人
というように入力します。
それぞれの単位数、加算によって入力欄が違います。
患者1人ずつ一覧で出るので、それを数えて入力する形になります。
毎日の入力ですが、1日かならず二人以上間違って入力しているようで、私も時々間違えて入力してしまっているようです。
私はこのような事務作業が苦手で3回は確認しているのですが、月に2回程度誤ってしまいます。
そのような状況のため、責任者が今日から1週間1回でもミスがある人にはペナルティとして、無期限で業務量は減らさず残業も認めないが全員分の確認をさせると通達がありました。
ミスがあったのだからペナルティは仕方ないと思いますし、一度もミスらずに入力できている人が2人はいますのでできるのだと思います。40人以上の日報を残業せずに確認は私はできないので、ペナルティになるのは嫌です。
どうやればミスなく入力ができるでしょうか。
お力添えをおねがいします。

Answer 1

２回別々に入力する、なんていうのはどうでしょう
（できれば２人ペアになって、自分の分と相手の分を同時に入力して
双方を比べあう）

「見直す」には無理があるので、やはり
２回手を動かすしかないような気がします・・・

本格的には、依頼からバーコードで入力とか
なにか根本的なシステム改革が必要かも・・・

Answer 2

「単位」「介入」「加算」というのがどういうものなのか分からないので実際のファイルのイメージがしにくいですが、個人の努力でミスを減らすのは限度があるので、管理者がみんなのミスを減らす工夫をせずペナルティを課そうとしてくるのはおかしいですね。
個人的にミスを減らしたいのであれば、常にメモなどを持ち歩いて作業の度に逐一記録しておいて、それを日報作成の際に確認するとよいのではと思いました。

Answer 3

エクセルのシステムが悪いんですよ。

誰でも間違わずに入力できるようにしないと
人間が数えてると、間違いはでるからね。

上司に言えるなら
エクセルの改善をしてもらうのが良いけど

だめなら
気を付けて、数えて
二度確認するとかかな～