会議の議事録について

Question

会議の議事録について仕事で、各種会議の議事録を作成することがあり疑問に思ったのですが、
①発表する側がﾌﾟﾚｾﾞﾝ資料を使用して、聞く側に一方的に報告する「報告会議」の場合、
議事録の必要性はあるのでしょうか？

例えば、②何か問題があって、会議の中でその原因を話し合い対応方針を決定する
といった会議であれば、その経緯を記録に残す必要があると思います。
しかし①のような内容で、発表されている内容も殆んどﾌﾟﾚｾﾞﾝ資料に記載されている場合には
議事録を作成しなくてもﾌﾟﾚｾﾞﾝ資料のみで十分なのではないかと思います。

個人的には議事録を作成することで勉強になるので良いのですが、
お給料を頂きながら無駄な事をするのは抵抗があります。

皆さんのご意見をお聞かせください。

Answer 1

エグゼクティブサマリーレポート を簡便な形で作成した方がよいと思います。
（単にエグゼクティブレポートとかサマリーとか言ってましたが、正確な言い方は分かりません。）

上級幹部、経営陣にとっては、当事者と違い一々読む訳にはいかず（重大な任務に精力を使うべき）、テーマと結論だけのような文書が一番便利だからです。

「あれは、どうした、どうなっている？」など、ITが無かった昔は、秘書や部下からの直接のコミュニケーションだけでほぼ済みましたが、今はITを利用します。もしサマリーがあれば、検索、分析、統計など楽になります。

テンプレを作成し、伝達、保管までの管理をマニュアル化しておけばよいのではと思います。
会議自体の改善、管理もできます。

Answer 2

私はＡ４枚でよいから議事録を作成すべきと考えます。１５分もあれば書けるでしょう。その場にいなかった人はプレゼン資料を最後まで読まないと何が報告されたか分からないからです。また、参加者から質問はなかったのか、あったとすればどのような質疑応答がなされたのかも知りたいところです。ですので、それらを簡単に書き、最後に自分の「所見」を書いて必要な人に回覧します。
これは日記と同じで書いた直後は価値を感じないことが多いものですが、あとになると「ここに端を発していたのか」ということも往々にしてあり、どんなに短い議事録でも表紙１枚読めば概要が瞬時に把握できるので助かります。大作を書く必要はありません。プレゼン資料にサマリーを書いた表紙１枚つけるイメージで十分です。仕事ってほんの少しの労を惜しまずするのが大事だし、周囲はそういう詰めの細かさを意外に評価しています。

Answer 3

ずばり無駄でしょう！

だって議事録として残すのは
採決等の事実を明確にするためだし
方針決定ってわけじゃなく報告だったら
資料があれば足りると思う。