第92回秘書検定 準1級 解答と解説に納得がいかないのですが・・・。申し込んでいた解答が届き自己採点していました。第4問…

Question

第92回秘書検定 準1級 解答と解説に納得がいかないのですが・・・。申し込んでいた解答が届き自己採点していました。第4問の正解が(2)っておかしくないですか?上司の部長が出張中に「上司の指示で行う得意先の支店長着任懇親会の件で、先方の都合は10日が良いそうだが部長の都合はどうか」と課長に聞かれるが、上司は同窓会の幹事でその日同窓会の打ち合わせの予定。この対処について不適当なのは?
という5択の設問。 正解は(2)その日は外せない予定があるので、代理の人を考えておいて貰ったほうがよいかもしれないと言う。
解説だと、得意先が優先され、同窓会は打ち合わせであるし、どちらにしても上司が選ぶことで「代理・・」までは言わなくてよい。

私が選んだのは(5)部長の指示で行うことになっているのなら出席すると思うが、スケジュールを調整するので少し待ってもらえないかと言う。 理由として、スケジュールの調整は上司が行うものであり、秘書はスケジュールを管理する立場だから。
(5)は秘書が調整というようにとれるが(2)なら代理を考えてもらった方がよいかも・・・。と言っているだけで秘書が決めているわけではない。(5)が不適当だと自信があった。参考書にも調整と管理の立場が記載されているのに何故なのか。
詳しい方どうか教えてください。

Answer 1

１級取得者です。

まず上司の同窓会の打ち合わせは変更できないものか？と考えた時に、トップマネジメントはプライベートより職務が優先されるべきであるとの考えが前提にあります。
社員にはない重い責任が会社と己の責務に対してあるのだと理解してください。

その点で、上司の同窓会打ち合わせはプライベードの用事であり業務より優先する事は、可能であればやめるべきでしょう。
またそのプライベートにおける重要性や変更の容易度が問題になります。同窓会そのものであれば確かに延期も出来ないでしょうし幹事では欠席も困難であるでしょうが、打ち合わせであれば少人数の予定の変更ですみます。その点で変更も容易であると推測しますから、この点で（２）の「その日は外せない予定がある」は言いすぎです。
また、「代理の人を考えておいて貰ったほうがよいかもしれない」は欠席をするとしても、部長の代理人を誰にするかを考えるのは部長の仕事であって課長の仕事ではありません。まして、それを秘書が可能性を示唆するのは越権行為です。

（５）はzaczacfycさんが言っているように、「調整するので少し待ってもらえないか」＝「上司に変更可能かお伺いを立てるので待ってもらえないか」との意味であって、秘書は上司に決定を委ねているので越権ではありません。

ちなみに（３）の「同窓会」は話さなくても良い事だったとは思いますが、不適切とまではいえないでしょう。（プライベートの用事であるとはいえ、パブリックに開かれる同窓会であれば極秘にしなくてはいけない内容でもありません。個人的な来客、通院などは詳細はお話ししていたらＮＧです。）

Answer 2

私もその設問に納得いかないひとりです。

もっとも私が選んだのは

3)その日上司は同窓会の打ち合わせに出席する予定だが、どのようにするかを出張中の上司に確認してみると言う。

ですが(笑)

まず、2)が適当だと判断したのは、
あくまで可能性を示唆したまでで、秘書としては気を利かせた範疇の言葉だと思うからです。

3)を不適当と判断したのは、
はっきり「同窓会」と言っているから。
同窓会はプライベートな予定に入るだろうと。
だとしたら、はっきり言うべきではないだろうと。

さらに質問者さまが不適当と判断された5)についてですが、
「調整」という表現は決定権まで含まないと思うのです。
テキストでも、「上司の指示を煽った上で、調整する」というような表現がよく出てきませんか？
よって「秘書がスケジュールを調整する」のはOKだと思います。

でもまぁ文句言ったところで正解にはならないんだろうな～

残念です。。。

******追記******

nene_m_mさんのご意見、非常に納得できました。
迷った選択肢だっただけに、悔しい…

お互い、合格してますように(>_<)