物流会社（倉庫）に「商品在庫」を預け発注管理を委託、「展示会展示品」を追加で預けていました。事情により別の物流会社に移管…

Question

物流会社（倉庫）に「商品在庫」を預け発注管理を委託、「展示会展示品」を追加で預けていました。事情により別の物流会社に移管することになり、引っ越しを進めていました。ところが当初の見積りより定常のコスト高が見込まれ、削減できるところを物流会社に求めると「展示会展示品」業務を外せば100万の削減ができるとの提案でした。

上層部と物流会社との交渉で「では、展示会展示品は弊社で引き取ります」と勝手に決められてしまったのですが、旧倉庫と新倉庫の担当者間でOJTによる引継ぎも完全に終わっていた矢先の突然の変更です。
我々展示会の担当部署では突然のことで、旧倉庫との関係も終わっており「勝手に決めてくるな」という状況です。また、新倉庫側は「契約に無いので一切携わらない」というスタンスです。

仕方なく、100万も掛からないであろう派遣社員を雇って対応を行いますが、その引継ぎだけでも新倉庫から派遣社員にお願いできないか、打診しているところです。
そもそも、この交渉でのしわ寄せが発生したのはどの時点でのミスだと思いますか。移管を計画した最初の見積り段階で新倉庫が見誤ったのでしょうか。
また、組織に勤めている以上、このような突然のプラン変更、トップダウンは仕方ないのでしょうか。

Answer 1

貴方は、展示会担当部署であって、商品担当部署ではないのですよね。
貴方の部署からきちんと倉庫移転プロジェクトに人を送りこめていなかったのがミスだと思います。

商品担当部署が今回の倉庫移転プロジェクトの主担当なのですよね。彼らにとっては、展示会備品の管理はサービスでやってあげている話であって、やっても評定は上がらないでしょう。
そのため、見積もり見直しが来た際も貴方の部署に連絡が回ってこないで、上層部のコストカットの対象になったのだと思います。

本来は見積もり訂正情報を貴方の部署の人間が把握して、その時点で貴方の部署が100万円を捻出するか、別の対応策を作る必要があったでしょう

Answer 2

あなたの会社が納得しているのなら、内容説明に不備があったのでしょう。

ここからは推測ですが、値引込みで１００万円のコストダウンをするため、減らしても物流業務に影響がない展示会展示物のスペースを減らしたのでしょう。
事前に担当レベルでの内緒の交渉があったのかもしれません。

誰かが負担しなくてはいけないので、やむを得ないでしょう。