受付嬢です・・

Question

受付嬢です・・４月からとあるビルでの受付嬢として働いております。
業務の中で、ビル内にある貸出し会議室などの予約・案内も受けております。
先週の金曜日に会議室の予約を受けました。
そのお客様が月曜日に見学をしたいと県外から来る予定になっているのですが・・・
ミスをしてしまいました！！！！

月曜日、利用者がおり、見学が出来るお部屋ではないのに見学出来るとご案内してしまったのです・・・
ほぼ同じ大きさのお部屋で見学可能なお部屋はあるのですが・・
見たいお部屋が塞がっています。泣
明日、朝一でお電話をするのですが
どういった感じにご連絡すればよいかと悩んでおります。
まだ綺麗な敬語も話せないのでどなたか良いアドバイスをお願いします！

Answer 1

１ 見たい部屋を利用する人にお願いしてみてください。
私は今月入ったばかりの新人です。
こんなミスをしてしまって、困っております。
本来ならお願いできることではないんですが、
もし、会議中に○○○人にそーっと内部を
見せても良いでしょうか？

２ それか、使用していない夜中等に自分でデジカメや
ビデオで録画して、プレゼンデータを作って、
送付すればいいでしょ？
わざわざ来ていただくのには大変です。
こちらで資料を用意させていただきました。

どうしても、目で見てみたいと言うなら、
最初の案です。

無理なら、低調にミス認めて謝罪してください。

俺なら2でプレゼン資料をサービス残業で作成しますが。

そのプレゼン資料は、今後の役に立つし、
ホームページにアップ出来るし、
あなたの今後の評価につながるはずですね。

今から行って写真撮ってきましょうね。
その人はどこから来るのかな？

近くの人なのか、北海道から東京までくるのか？
朝電話で間に合うの？？

綺麗な敬語なんて必要ありません。
あなたの態度次第で相手は理解しれくれます。

ビッグサイトの国際会議場ぐらいの会議室かな？

こちらはちゃんと、ネットから平面図等を入手出来ますよ。
が、画像は無かったですね。

http://www.bigsight.jp/download/index.html

自分で作って下さいね。
今後のために

相手の人は会議を主催するわけですから、
部屋の形状や寸法、
天井高さや照明器具
コンセントの位置
スクリーンがあるのか無いのか？
プロジェクターを貸してくれるのかくれないのか？
いろんな情報が知りたいんですよ。

写真と図面等が必要ですね。

ほぼ同じ大きさの部屋があるなら、
それを見てもらって、どこがどう違うのか？
ちゃんと説明すること。

だけど、あなたのミスだけど、上司に報告してありますか？
組織のミスなんですが？

上司に報告していないなら、今からでも電話しましょう。
代表の顔に泥を塗ることになりますよ。

Answer 2

fish cook eatさんの回答が最善だと思います。

電話の前に上司に報告できれば良いけれど、そうでなければ可能な限り早く電話をする。
担当者が出社せずに直に出発する可能性もあるので、電話に出た方へ状況を伝え、連絡を取ってもらう。
もしも夜中に写真を撮れなければ、利用者入室前の朝一でも撮ることはできる。
利用者に見学をお願いできれば良いが、そうでなかった場合のために資料用意を進める。
本番の時間ではなく準備撤収の時間であれば見せてもらえる可能性は多少ある。

それからあとはもう上司対応ですかね。

時間と空間とｵｶﾈは複製できないのが辛いところです。
大手ホテルなどでも、ミスをしないための確認作業が徹底していると聞きます。
それと、業務に精通した熟練者こそ受付をやるべきでは・・・とも思いますが、おっさんが座ってたらガッカリですかねｗ

Answer 3

マジネタですか？
上司に判断を仰ぐべきです
受付は会社を代表する部署であり、そこでの失態は大変な事態を招く場合があります。
お詫びするのは当然ですが現状報告と、どういう代案が適切か指示を仰ぐべきです

世間は狭いです、ダブっている先客に見学をお願いしたら
実は敵対する会社だったなんてこともあるので、迂闊な行動は大変な
ことになる可能性もあります。

Answer 4

ほんとうにごめんなさいという気持ちと甘い声だけで十分ですよ。そんなに心配しないで！！