仕事の効率化、ノウハウについて質問。

Question

仕事の効率化、ノウハウについて質問。印刷会社勤務の者ですが、疑問に思えたので質問致します。
社外秘資料の印刷物に心血を注いでいる会社って、どうなんでしょうか??
マニュアル化しないと覚えきれないような対応を社員にさせているのか、
毎回説明しないとダメみたいな人ばかりで、雇用が安定していないと見るのか、
社員に対してかっこいい事してますという対面を保つ為と見るのか。

印刷物もタダじゃないので、こんな所にお金を使うぐらいならば、もっと、
福利厚生やお給料、はたまた商品の値下げに使えば良いのにと、考えてしまいます。
私の考え方は、うがち過ぎなんでしょうか??

補足

皆さま回答ありがとうございます。
ヒヤリハットの観点からマニュアルは必須だと考えます、が。
毎月毎回フルカラー印刷ってのは、どーなんでしょう??
幼稚園児の絵本じゃあるまいし、色が付いてないとダメなのかな??
確かにたくさんの人が働いていますが、
パートやアルバイトで頭数揃えているような会社です。

Answer 1

零細企業から大企業まで複数の会社でドキュメント管理、マニュアル作成・発注等に従事した経験のある者です。

>>うがち過ぎなんでしょうか??

いえいえ、決して、うがち過ぎとは思いません。考え方としてはとても妥当で、同意できる意見だと思います。

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視点を変えて発注する企業側の考えをお伝えします。

過去の経験則では、ドキュメント、マニュアル類の印刷、製本等の外部委託に関して、明確に対費用効果を判断する会社と全く何にも考えていない会社の2通りに分かれています。これは、発注を依頼する担当者や部門長等の意識や資質によるもので、大企業だから対費用効果を熟考しているか？と云うと、そうでもないことが多いです。

質問文内の会社が、ある程度の売上高があり、雇用者人数が多く、対費用効果を考えている会社と仮定して反論してみます。（数値は仮定です。） 雇用者が1000人、1人当たり、1000円/1時間とした場合、マニュアル化によって20%の効率向上が期待できる場合、1000人×1000円×8時間×20日×20%＝3200万円/1か月までの費用を認めることができます。但し、これは企業側でマニュアル作成する正規従業員の人件費も含めての額です。入れ替わりの多いパートさんが主な雇用者である場合、一回作れば（修正は発生するかも知れませんが）、必要なのは印刷費だけで社内の人件費はほとんどかかりません。正規従業員だと労働単価は4000円～8000円ぐらいですが、これだけの印刷物を正規従業員にコピーさせ、製本化させる等ということは労働単価の視点ではあってはならないことです。 売上高が100億円とした場合、3200万円/1か月は経費としてはさほど高額ではありません。逆にマニュアル化等で作業効率化を推進しない方が売上高から利益を食いつぶすことになり、”福利厚生の向上や昇給、、商品の値下げに使えば良い”に対して逆方向になるということです。

又、作業効率の向上の技術論で云うなら、年齢層や最終学歴を特定できないパートさんやアルバイトを主対象とするマニュアルでは、パートさん、アルバイトから質問が出た時点で、そのマニュアルの価値が下がります。如何に一切の質問がでないように作るか（再質問による無駄な時間の発生を防ぐか）の観点で、やや幼稚化した表現、カラー紙面の採用、カラー写真掲載等は当たり前と云ってよいでしょう。

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以下、余談です。

①ドキュメント、マニュアル類の外部業者への印刷・製本委託は世の中の景気に左右され、流行り・廃れがありますね。昨今は品質管理や企業責任等の掛け声に後押しされて需要があると思いますが、ノートパッドがあれだけ安価になると、今後はマニュアルもノートパッドにインストール済みで配布されるようになると思われるので、印刷より、ノートパッド上のDTP＋αの方が需要が伸びるでしょうね。

②私も印刷業者さんと業務上の接触がありましたが、何故か、印刷業者さんはDTP業者さんの下請けばかりですね。印刷業者さん自らがDTPも手がけないのは何故なのでしょうか？（難しい面もあると思いますが、いろいろな印刷物を実際に目にしているはずなので、もっと積極的にマニュアル作成事業に突出してもよいと思うのですが・・・）

③過去の経験則では印刷業者さんって、あまり積極的なアドバイスをしてくれませんね。こういう印刷の方が安くなるとか、この紙質の方が丈夫ですよ、等々。よく云えば、職人気質で云われたように作るだけ・・・。クライアント側は印刷や紙については素人な事が多いはずなので、この時代、もっと積極的な売り込み技法のアピールは必要ないのかな・・・と思ったことがあります。

お仕事頑張って下さい。

Answer 2

■補足です。
そのマニュアル自体を見てないので何とも言えませんが、
標準化のためのマニュアルなら、フルカラーっていうのは、
いきすぎですね（笑）

ただ、ビジュアル的に2色印刷よりは、カラー印刷のほうが
安かったりする時代なんで、それでも昔から、うちは2色だからって
いう会社よりはマシな気がします。
それに、2色とかよりフルカラーのほうがデータ作るのも
素人だったら楽だったりします（笑）

まっ、マニュアル作る意味っていうのは、いろいろありますが、
会社的には周知徹底のための冊子作りでしょうね。
それ以外に周知徹底できることがあるなら、会社に提案して
みれば良いのではないかと思います。

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こんにちは。
難しい話にしようとすれば、いくらでも難しい話になっちゃうけど、
ここは、さらっと簡単に。

会社っていうのは、たくさんの人が働いているよね。
たくさんの人がいるってことは、ガイドライン的なものを決めておかないと
ある一定の方向に進んでいかないんだよね。
実際、わけわからなくても、憲法があったり、いろんな法律があったりするジャン。
会社のマニュアルっていうのは、そういうのと一緒。
ルールがないと、人間っていうのは生活しにくかったりするんですよ。

質問者さんの言っていることもあるのも確かです。
そこにお金をかける価値がどこにあるのか？っていうと、
一種の安心感に、お金をかけているんですよ。

もし何もルールがないところで、生活してたら、
ほとんどの人が不安になりますよ。
誰がいけなくて、誰に頼めばよいのか、自分はこれをやっていいのか？
などなど、不安だらけです。
まっ、そんなとこだと思いますよ。

それから、そういう印刷物を作ることによって一番安心するのは、
経営陣や管理職だったりします（笑）
ルールどおりでやろう！これ一言ですみますからね。
また、ルールがなければ、マニュアル作れってことになるっていう
理由の一つだったりします。

まっ、質問者さんの言っていることは、別におかしくないですよ。
若いうちは、もっとこういうところやってくれれば良いのにとか、
こういうところに金使えばいいのになんて、思ったりしてますよ。

逆に、そのくらいのほうが、これから未来をたくすためには、
質問者さんのような人材もいなければ会社は存続できなくなりますね。
無駄だと思えば廃止できるようなチカラをつけて、
会社が良くなるように（自分の給料や地位もあがるように）がんばってください。

Answer 3

普通は、社内で印刷したり、コピーをします。
外部に委託するということは、利益を上げている会社か、コスト削減の意識が少ないかのどちらかでしょう。
社内印刷、２色刷りで原価は外部に出すより、よっぽど安い、しかも外部に内容が漏れることもない。（カラーでも安いはず。）
なので、あなたの見方は正しい。

Answer 4

社内マニュアルについて
一般的に会社独自のマニュアルは、社員が考える問題点や日頃の疑問点、実際に発生した失敗などをベースにして、繰り返し改良されて作成されたものです。
そのため、実務的なマニュアルであり、それを理解することで大小の失敗を未然に防ぐことができ、会社に不利益を与えずに済みます。また、このマニュアルは会社の社員が実務を通じて、何年もかけて作成した独自のものであり、会社では大変重要なものと考えます。

マニュアルのある会社は、問題意識の強い会社で失敗をそのまま見過ごさない会社と言えます。組織が大きくなるほど、多様な場面でミスが生じかねないため、マニュアルは重要と思われます。

マニュアルがあれば、社員教育においても仕事の注意点やミスを未然に防ぐ方法などスムーズに教えることができ、社員も安心して仕事に取り組むことができると考えます。

マニュアル作成に費用を要したとしても、仕事上のミスを未然に防いだり、社員の教育がスムーズにいくことの方が大切だと考えられていると思います。

【補足】
マニュアルは、重要な点が一目でわかるようにカラーにされているのではないでしょうか。
使用目的から、誰にでもわかりやすいマニュアルが作られていると思います。
パートやアルバイトの方が多い会社だからこそ、しっかりとマニュアルが整備されていると考えます。