事務職の昇格試験の小論文についてアドバイスをください。 新年度以降に一般職から総合職への昇格試験（小論文）があります。

Question

去年受けた方に聞いたところ、テーマは「業務における課題と改善方法」的な感じだそうです。
小論文を期日迄に事前提出し、面接で小論文の内容について聞かれる形式です。

私は一般事務で資料作成や雑務が主な業務です。（ルーティーン業務）
そのため業務上の課題や改善を上げるのが難しく、毎年の人事考課の目標設定でも、ちょっとした内容をこねくり回してどうにか目標にしています。

試験で小論文を書く場合、どんな感じで書けばいいのでしょうか？
目標設定と同じく、ちょっとした業務の1つにスポットを当てて書けばよいのか、それとも個々の業務ではなく業務全体を捉えたふんわりとした感じで書いた方がよいのでしょうか？

因みに、上司から昇格のお話しをいただいた際は、昇格しても業務は殆ど変わらないと言われています。

Answer 1

匿名さんへ

昇格試験への挑戦、おめでとうございます。
ルーティーン業務の中から課題と改善を見つけるのは確かに難しいですよね。
でも、だからこそ書き方次第で差がつきます。

結論から言うと、ふんわり全体を語るよりも、具体的な業務の一つにスポットを当てて書く方が効果的です。
理由は三つあります。
一つ目は、具体的なエピソードがあると面接で深掘りされたときに答えやすいこと。
二つ目は、抽象的な内容は評価者の印象に残りにくいこと。
三つ目は、小さな改善でも論理的に説明できれば、総合職に必要な思考力をアピールできることです。

たとえば資料作成業務であれば、こんな切り口があります。
「従来は依頼を受けてから作成していた定例資料を、過去の依頼パターンを分析して事前準備する仕組みに変えた。これにより依頼者の待ち時間が短縮され、自分自身も余裕を持って精度の高い資料を作れるようになった。」
これは小さな改善ですが、課題発見、分析、実行、効果測定という流れが入っています。

小論文の構成としては、現状の業務内容、そこで感じた課題、改善のために行ったこと、その結果と学び、今後の展望という順番で書くと論理的にまとまります。
面接では「なぜその課題に気づいたのか」「他に検討した方法はあったか」と聞かれることが多いので、そこまで考えておくと安心です。

「小さな改善を言葉にできる人が、大きな仕事を任される。」

匿名さんの日々の工夫を、自信を持って言語化してみてください。