愚痴です…長文です。 派遣社員として半年ちょっと営業事務をしています。 詳細は伏せますが、各自取引先ごとに担当を…

Question

愚痴です…長文です。

派遣社員として半年ちょっと営業事務をしています。
詳細は伏せますが、各自取引先ごとに担当を持っています。基本的に、営業と事務員1人ずつです。私や事務員の業務としては、メインは各倉庫（商品ごとに倉庫が異なります）から先方の指定場所へ、注文された商品を納入することです。
営業は、基本的に注文書を見ていないので、どんなプロジェクトに使う商品が必要かは把握していても、具体的に何がいくつ必要なのかまでは細かく見ていないようです。
先方が商品を受け取って内容を確認するまでは、正しく受注できているか、私以外に確認する人がおらず、間違って違う商品を出したり数量を間違えたりというミスをしてしまっています。もちろん毎回ではないです。
国内なら、先方のところまで何とかして商品を届けることができるかもしれませんが、海外の場合、なかなか難しく気づいたときには時すでに遅しということが多いです。

まだ受注が来た分だけ手配すればいいならわかりやすいのですが、先方によっては納品後の保管倉庫のキャパに限りがあるので、先方と私でどれを優先するか調整しなければなりません。※営業はほぼ関与しません。
先方はこれはこれくらい必要と言ってくるので、私は全体量を見てこれくらいまでなら可能、ということを連絡し、最終的には先方に確定してもらいます。
この先方のこのやり取りが特にややこしく、ストレスを感じています…。
プロジェクトごとに注文書が分かれているので、何枚も注文書が来ます。そこから、今回はこの注文書からこれがいくつ、こっちの注文書からこれがいくつ、という感じで、注文書がどんどん溜まっていきます。同じ注文書の中でも、全量納入済みの物とそうでないものが混在しているものがあり、それが常に10枚以上あります。管理というかチェックが難しいのです…。
しかも、分納することがあるのも難しい理由の一つです。
例えばこのＡの商品500個のうち、250個は今回残りは次回だと言われたとします。でも同じプロジェクトなので型番は基本的に同じにしなければいけません。
基本は受注されたらすぐ出荷なので、毎回同じ型番があるかどうかは保証できません。しかし先方からの指示があるので、イレギュラーな方法で確保しておかなければなりません。
間違えて出荷してしまったり、確保するのを忘れていて別の型番になってしまったりということが何度かあります。
そしてそのミスは全て私の責任になるので、プレッシャーが大きいです。
同じ型番で必要なら一気に納入したいし、せめて２回で完納したいです。
同じ型番で手配できないと先方に言うと（元々その時点で在庫がない場合も、私が確保しておくのを忘れていた場合も）、それは無理！どうにかして！！と言われます。
他部署に譲ってもらったり、どうしても無理だからと謝ったりするのも私１人…本当に辛いです。

他の取引先はこういうことはほぼ起きません。一回ですべて納品するか、２回以上に分けるときは型番が異なることを了承してくれます。もちろん極力同じ型番で手配してほしいとは言われますが。また、２回以上に分けて納品するけどどうしても同じ型番がいいときは、納品スケジュールを長めにして、正規のやり方で確保伝票を起票します。

私がストレスとプレッシャーを感じるこの先方にも他と同じようにしてほしいのですが、今までずっとこういう進め方だったようなので、今更変えるのは難しそうです。
この取引先を担当から外してもらうのも厳しそうです。産休中の方がいて、事務員はギリギリなので…。

ごちゃごちゃにならないようにはしてるのですが、タスクが重なると焦ってきてメモし忘れたりして間違えてしまいます。。
タスクが増えても落ち着いてやるにはどうしたらいいでしょうか…。
焦ったりプレッシャーを感じすぎるとケアレスミスしてしまうのはわかってるんですが、どうしようもなく…。

長文のまとまりのない文をここまで読んでくださりありがとうございます。
契約更新せず辞めればいいのかもしれないですが、契約終了まであと3ヶ月ほどあります。それに時給や職場までの距離も良く、パワハラするような人もいないので、辞めるのももったいないかなと思ってしまいます。（前職はパワハラも原因で辞めてます）
焦らずミスなく仕事ができる方法やポジティブに仕事をこなせる方法など、何かアドバイスがあればお願いいたします(T_T)

Answer 1

色々あるのでしょうが、楽しそうな仕事だなって思いました。パズルやゲームだと思えたら楽になるその早道は、自分が軍師だと思うことです。
難しい管理を自分の捌きでこなしていく。
確保分を忘れるストレスが常在しているので、確保分をある時期に至った段階で予約しておける仕組みを自分の中で決めておくと、常に緊張せずに済むのではないでしょうか。確認も同様に時期で行い、頭はあまり使わずに済む‥といいですね。

Answer 2

＞ごちゃごちゃにならないようにはしてるのですが、タスクが重なると焦ってきてメモし忘れたりして間違えてしまいます。。

うちの会社の人間はメモ代わりに何かあるとスマホで写真を撮られていますね。ときには録音機代わりに動画を撮っておいてます。声のメモです。あとは時間があるときに整理します。僕はやっていませんが、一時的にメモが面倒だとか、時間がないという人にはいいかもと思いましたね。文章の限りではうまく段取りのできる人だと思いますのであとは時短を考えていかれればいいのではないでしょうか。

Answer 3

自分もタスクが重なるとメモが雑になってしまいますね
どうしたものか