印刷会社で働いている方や、 データ管理について詳しい方に質問です。

Question

印刷会社で働いている方や、
データ管理について詳しい方に質問です。私は現在、地方の小さな印刷会社に勤めています。DTPデザイナーとして日々色んなデータを作っているのですが、その中でふと疑問に思った事があります。
私の会社では校了になり、作業が完了したデータは最終保管フォルダに移動させます。そのフォルダがある程度溜まってきたら、CDに焼いて棚に保管する、という流れです。CDに焼いたら最終保管フォルダのデータは消されるので、データとしてはCDに焼かれたものしか残りません。

以下①〜②が質問になります。
①入社当初はあまり疑問に思わなかったのですが、他の印刷会社もこんな感じでデータ保管をされてますか？

②私の会社は南海トラフ地震がきたらかなり影響が出る地域にあります。ハザードマップ上ではCDが保管されている2階までは浸水しないと書いてありますが、そもそも会社の建物自体が老朽化しており、地震で崩れるのでは…?という心配もあります。今までの過去データを焼いたCDはかなりの数があります。何かの拍子に破損し、データが使えなくなってしまったらどうなるんだろうか…？と思うのですが、データ管理の方法としてはCDに焼いて保管が一番良い方法なのでしょうか？

長くなりましたが、ご回答よろしくお願いします。

Answer 1

＞①
CD-Rを使うのはちょっと古いかなと思います。16TBのHDDでCD-Rにして3万枚近くの容量がありますので、HDDに書き込んで最終保管メディアとするのが良いと思います。
校了データの対外的な保管期限は3年程度と設定出来ると思いますので、比較的最近のデータはRAIDで多重化した安全なストレージに保存し、適宜、単体のHDDに退避して行く感じで良いと思います。

＞②
CD-Rは経年劣化しますが、品質の良いブランドなら10年程度は問題ないです。
BCPを気にするのであれば、今使ってるデータと最近のデータを、クラウドサービスを通じて東京・大阪・北海道といったデータセンターに多重・分散バックアップするのが良いと思います。そうしておけば、事務所が仮に全くの更地になってしまったとしても、新しいマシンを買ってきてソフトをセットアップすれば、DTP事業は復旧できます。

Answer 2

当然の事ですが、一応CD作成後はきちんと読み出せるかは確認しているんですよね？ｗ
作成するCdは1枚だけですか。？
保管するためならバックアップの意味も込めて「正・副」2枚作成するのが
当たり前ですが。（それは既にやっている？）
以前からのCDが溜まっているようですが、昔のCDは今でも読み出せますか？
光学媒体は書き込んだのと同じドライブでは読み出せても、他のドライブに持って行くと読み出せない。
と「個体差」と言う事が往々にして有ります。
保管するのなら「RAID-1」以上の「NAS」「2台」に保管する事をお勧めします。
RAID-1なら「ミラーリング」で同じものがNAS1台の中で2重に書き込まれます。（もしHDD1台が故障しても、入れ替えてもう一台からコピーすれば復旧出来る）
これを「2台」にすれば合計で「4重」にバックアップしている事になりかなり安心かと思われ、例えば「4TB」（4TBのHDD２台）なら単純にCDの７１００枚以上の容量になり、さらに書き込み速度がCDよりも圧倒的に早くなるので作業時間が劇的に減らせます。
https://note.cman.jp/server/raid/raid1/
耐障害性で言えばNASは「RAID-5以上」とするのが安全です。

Answer 3

CDは劣化するのであまり最終データとしてはおすすめできませんね
クラウドのサーバーとか借りて保存の方がいい気がします
google driveとかです

Answer 4

(1) 会社それぞれのやり方がありますので、他社の殆どがそういうやり方というわけではありません。

(2) 有効です。 CD/DVD/BD などは水、砂、泥水などに沈んでも、割れない限りはデータの読み込みの可能性は非常に高いです。
デメリットで言えば、保管する物理的な体積当たりの容量がクッソ低いのと、書き込み時に時間がかかりすぎるということの 2 点。

改善点は、今更 CD は無いので DVD や BD (M-DISC) に移行するべきです。

すでにやってるかもしれませんが、各ディスクに連番を付与して、テキストファイル無しエクセルで〇番のディスクには何が入ってると言うのをまとめておくと、過去データが必要な時にディスクをひたすらひっくり返して確認しなくても済みます。
エクセルでまとめる場合、1 つのディスクに複数の案件が入ってても、案件ごとに行を分けてください。
例えば ディスク34 に Ａ 社の案件が 2 つ、Ｂ 社の案件 1 つが入ってる場合のサンプルはこんな感じ。

ディスク番号 入力日 案件開始日 案件終了日 社名 案件名 メモ
34 2023/xx/xx 2023/xx/xx A社 〇〇の企画
34 2023/xx/xx 2023/xx/xx A社 〇×△の企画
34 2023/xx/xx 2023/xx/xx B社 ■■イベント用ポップ DISC36に翌年更新データ在り

ってな感じ。

1 次バックアップ先が一杯になったらテープやディスクに退避するというやり方は極々一般的なやり方なので、間違えてはいません。