社内でのスケジュール管理にGoogleカレンダーを使用しています。

Question

社内でのスケジュール管理にGoogleカレンダーを使用しています。新入社員が入ったら管理部でその人のアカウント（gmail.com）を作成し、既存の社員と連絡先の共有、カレンダーの共有をしています。
最初は社員も少なかったのでそんなに苦になる作業ではなかったのですが、今は50名を超える社員がいるため1人の登録に数時間かけています。
現場、
①新入社員のアカウント作成
②新入社員アカウントに既存社員の連絡先追加
③カレンダーのプラスマークで既存社員にアクセス権依頼
④既存社員のアカウントに入り③のリクエストを承認
⑤新入社員のアカウントに入り既存社員のカレンダーを追加
⑥既存社員のアカウントに入り新入社員の連絡先追加
⑦カレンダーのプラスマークで新入社員にアクセス権依頼
⑧新入社員のアカウントに入り⑦のリクエストを承認
⑨既存社員のアカウントに入り新入社員のカレンダーを追加
→1人目終わり！
この流れを50名やっています。

きっともっといい方法があると思うのですがわからず続けてきましたが頭が痛くなる作業に懲り懲りしております。

いい方法がございましたら教えて頂きたいです。

カレンダーですが、他のアプリも考えましたが、現行のGoogleカレンダーにこの後の予定をすでに登録済みのため移行は断念いたしました。

Answer 1

確かに、50名もの社員の登録を上記手順でしていくとすると、非常に手間ひまがかかってしまいますね。この問題を解決するためには、Googleの「組織内アカウント」の機能を活用する方法があります。

まず始めに、Googleの「G Suite」に企業用のドメインを登録し、G Suiteの管理画面で「組織内アカウント」の設定を行います。この設定を行うと、新しい社員が入社した際に、管理者がG Suiteの管理画面から簡単に必要な情報を入力するだけで、その社員用のアカウントが作成されます。

次に、組織内アカウントを作成した社員は、自分でG Suiteの管理画面から新しいアカウントのメールアドレスを確認できるため、このメールアドレスを使ってGoogleカレンダーの共有をリクエストします。管理者がそのリクエストを承認すれば、必要な共有が完了します。

このようにすることで、新しい社員のアカウント作成から共有までの作業時間を大幅に削減することができます。また、G Suiteの管理画面ではセキュリティ設定や使用制限の設定などもできるため、セキュリティレベルも強化されます。