仕事の仕方、優先順位の付け方について、 あなたは、どのようにやっているか、教えてください。 私は、公的機関の総務課の庶…

Question

仕事の仕方、優先順位の付け方について、
あなたは、どのようにやっているか、教えてください。

私は、公的機関の総務課の庶務係のパートです。私の担当は、業者へのお金の支払い手続き(締め切りが厳しい)や、その他、何でも屋さんみたいな事、
上司や他の課の人から、庶務的な仕事を依頼されます。
仕事のうまい組み方を検討していますが、
自分の業務をやっている時に、トップ上司からから名刺印刷を頼まれた時など、それが、気になって仕方なくなります。(メモしておく)
昨日ら試しに、
上司からの頼まれを後回しにして、
自分の、ややこしい案件をやってみました。
初めてする難解な業務のため、時間の予想ができませんでした。
でも、
上司からの頼まれが、頭に引っかかたまんまでした。

上司に頼まれた事を先にした方が、自分の面倒な案件に集中できる気がします。

あなたは、どうですか？

ちなみに、上司に締め切りを聞いたら、
急がないけど、すぐ、できるやろ！と嫌な顔をされました。ここが気になったかも。

Answer 1

＞上司からの頼まれを後回しにして、
自分の、ややこしい案件をやってみました。

基本は納期順に進めていますが、面倒な人の時間のかからない依頼はすぐに片づけた方がいいと思います。
TODOリストにやらなきゃいけない事が増えると気分的に集中できない事はあるので、件数を減らせて全ての納期が間に合うなら、順番は短時間で処理できる仕事からでも良いと思います。

Answer 2

Aの仕事があるからBの仕事はできない。これは、基本的にダメな思考です。

わからないのであれば上司に直接相談しましょう。
「今抱えている仕事と名刺印刷どちらを優先してやればよろしいですか？優先順位が自分で判断できないのでアドバイスをいいだけませんか」と質問すればいいだけです。

上の立場の人から見て一番困るのは、わかっていないのに質問できず、わからないまま仕事を進められることです。2つの仕事がいつまでに終わっていればいいかを理解していないから迷っているだけです。名刺印刷が今日中で資料作成が明日までなら、今日中に名刺印刷を済ませて明日までに資料作成したらいいだけです。その間に接客対応や別の印刷の仕事などが入っても明日までに資料作成が完了するなら全て引き受けてやればいいだけです。〜の仕事があるから〜の仕事はできませんという言い訳は通用しないと思った方がいいです。最低でも、「今〜の仕事を抱えているので、明日までなら半分程度は対応可能です」もしくは「今別件の仕事があるので、明後日まで時間をいただけるなら対応します」などの対応をしましょう。部下の忙しいアピールは上司をうんざりさせるので注意しましょう。