職場での悩み事です。 事務員さんの手が遅く閉口してます。 二ヶ月前に頼んだ事をいくらせっついても、やるやる、…

Question

職場での悩み事です。

事務員さんの手が遅く閉口してます。

二ヶ月前に頼んだ事をいくらせっついても、やるやる、でここまで引っ張られてます。他にも、組織的に多くのボトルネックがある様子なのですが、大雑把な会社で、
周囲の方の残業を前提に、一部の事務方の定時上がりが暗黙の了解となっています。

仕事内容が属人化しているのか分かりませんが、前回、別の人間が担当した時は翌日には回答があったので、現在の担当サンになんらかの問題があったとかとも思ってます。

現在の方の上長に話を持って行こうか、と思ってます。

なんか良い方法あったらご教示いただきたく投稿しました。

Answer 1

>二ヶ月前に頼んだ事をいくらせっついても、やるやる、でここまで引っ張られてます。
>現在の担当サンになんらかの問題があったとかとも思ってます。

文面を読むだけなら、問題が有るのはあなたの方？
何故2か月も引っ張られて業務に支障が出ないのか？
逆に言えは、支障が起こる前までにやれば良いモノを、2か月も前にやらせている事に疑問を感じる？

>組織的に多くのボトルネックがある様子なのですが、大雑把な会社で周囲の方の残業を前提に、一部の事務方の定時上がりが暗黙の了解となっています。
そこまで感じているのなら、必要なモノだけを優先的にやる様にしていけば、そのボトルネックも緩やかになり、残業も平準化してくるのではないかと思います。

あなたが上長に報連相すべきは、そんな重箱の隅みたいに小さな事では無く、組織全体を見渡した中でのボトルネックや業務の平準化などではないでしょうか。

その事務員さんみたいに、急ぎでも無い業務をせっつかれて、必要な業務が遅れてしまって残業しているとか？
我々もたまにやるのですが【業務の棚卸し】を。
急ぎか急ぎでないか？
業務担当のバランスは？
業務改善として『減らす・変える・辞める』という視点や観点から見直しを行い、負荷の多い人の担当業務を、少ない人へ移行しています。
更には、1年〜3年で担当業務を学校の席替えみたいに変更していきます。
目的は
負荷のバランスに不公平が出ない様に。
何か有った場合に誰にでも出来る様に。
そこで、仕事の遅い人は担当業務が変わっても遅い事が分かります。

誰かが休む事になっても、必ずそれをフォロー出来る体制にもなっています。

見るべき所は重箱の隅では、重箱全体や何段に重ねるかとか、重箱の中にきちんと収まっているのかなど。
更にはそこに業務の効率化なども含めながら。

Answer 2

仕事は、残念乍ら人に因り早い遅いが有りますね。
他にその仕事を頼める人がいないのでしょうか。

仕事をお願いするときは、必ず期限をきっていつまでにお願いいしますと伝えた方が良いと思いますよ。
仕事の優先順位が分からないのだと思います。
心がけてみてください。