20歳後半の社会人です。 私は、文章を作成するが苦手で、業務のマニュアル作成など時間がかかってたり、構成を考えていると…

Question

20歳後半の社会人です。
私は、文章を作成するが苦手で、業務のマニュアル作成など時間がかかってたり、構成を考えていると、手が止まったりしてしまうので、改善したいです。書くことが決まれば、スムーズにできるので、思考の問題かなぁ、と思うのですが、何か参考になるような書籍などはありませんか？

業務そのものは、仕事が早いと言われることが多いので、そつなくこなせるほうだと思うのですが、文章校正がうまくいかなくて・・・

Answer 1

パソコンに構成や順序を考えながら、文章を考えると2つの事を同時に行うので作業が進みにくくなると思います。
構成や説明の順序をざっと書いて、その後細かく文章などを考えてみては？
A4の紙にレイアウトや絵の大きさとかを書いておくと、構成がある程度決まるので、文章作成に集中できます。

Answer 2

＞構成を考えている

マニュアル作成で私が意識していることは、
（１）判断させない。断言します。
「〇〇の場合は、赤い袋に入れます。」・・・「〇〇の場合は、色が付いた袋に入れます。白でない袋の方が目立ってわかりやすいです」なんて記載すると、長くなって「結局どうしたらいいの？」となります。

（２）片言の日本語ができる外国の方でも理解できるようなレベルの幼稚な日本語で記載する。
つまり、文章はあまり記載しません。写真、イラストを多用して、「ここを押す」、「１５：００にメールを送る」などです。

（あなたのやりやすいように変更しても構いません）という中途半端なことが記載されていると、「結局、どうすればいいの？」というマニュアルになってしまうので、”〇〇せよ！”と命令形式で作成されるといいと思います。それから、（〇〇は△△の方がいいよね！）と改善意見が届くことは、当然と思って作成しましょう。

Answer 3

人に説明するほど難しいものはありません、会社によってマニュアル
の雛型も違いがありますので面倒でも過去ののマニュアルを捜して
読み漁れば自然と校正内容が見えてくると思います。
あと初めての人が見た場合を考えて客観的な見方も大事かなと思います。