仕事のノウハウの共有について。 私は設計の仕事をしていますが、業務効率化の一環として、個人のノウハウの全体への共有…

Question

仕事のノウハウの共有について。

私は設計の仕事をしていますが、業務効率化の一環として、個人のノウハウの全体への共有化を図る事になりました。

現在考えているのは社内の人間なら誰でもアクセスできるサーバー上に専用のエクセル表を置いておき、誰で編集、閲覧できる様にしておこうというものです。

ただ、過去にも社内で似た様な取り組みはあった様なのですが、結局定着しなかった様です。
今回も皆忙しい中、何かノウハウを書いてくれと言うだけでは定着しない可能性があると感じています。

何か継続的にできる上手い共有方法があればアドバイス頂きたいです。

Answer 1

提案件数をカウントしてあげて、人事考課のポイント加算対象にしてあげると張り合いができて継続しやすいのでは？
職能等級ごとに提案件数のハードルを高めて、等級ごとの等級アップ条件にしても面白いです。

内容の吟味とか評価点は不要です。
日にちが経つと、優れた人の優れた提案の蓄積が目立ってくるので、その人の実力は周知されますので。

Answer 2

大手企業でした。
設計の個人のノウハウを、全社の人が使える様に？
それは無いでしょう。
あくまで、
部門部門や部署部署でしょうね。

効率的と思っても、四六時中そんなよその部門のDBだけ眺めていても一日が過ぎてしまいますから時間の無駄。

そうじゃ無くて、やるべき事は標準化です。つまり、誰がやっても同じ考えや方法になる様に、そのノウハウを標準化し作業はマニュアル化する事。

前述しましたが大手企業だったので、全部門全部署に標準書や作業マニュアルが有り、それに規定された通りの基準や規格や方法じゃ無ければなりませんでした。
むしろISO9001などを取得していれば、決めらた事以外の事をやっては落第です。
標準化或いはマニュアル化されていない個人のノウハウなんて事は認められておりません。(あれば標準化やマニュアル化するので)

実際に、2年に1回の更新審査では、全ての作業に於いて標準書や作業マニュアル通りにやっているのかの審査をされます。
また内部監査と言って半年や1年スパンで、他部門の監査を実施しています。

特に設計部門なら図面上や仕様書に標準化された基準や規格をプロットし、設計者がそれにサインして関係部門(生産技術、品質管理、購買部門、製造部門など)に配付しますから、それで情報の共有化は出来てしまいます。
また、設計試作説明会やその結果の評価会などでも、その(新しいノウハウなど)説明を説明してオーソライズ化を図り、図面や仕様書に謳う事で標準化が自然と出来ていきます。
また部材なんかは「認定品しか使え無い仕組み」なので、ここにノウハウが入る事はありません。試作して厳しい評価試験をクリア必要。これも標準化です。

また、標準化されたDBはサーバー登録されているので、閲覧権限の範囲で自由に見る事も可能です。(閲覧権限を与えないと、社外へ持ち出されてしまう可能性も有る)
そういう基本的な事を「会社として」しっかりやれば、こういう悩みは無いと思います。

ノウハウは財産ですから、しっかりとした運用ルールを策定してやらないとダメです。
単に共有すればイイよねだけでは。

Answer 3

私の課でも全く同じ事をやっています。でも当初、質問者様も言われるように、業務が忙しいといって、なかなか入力してもらえませんでした。

でも、こういった「個人のノウハウ」は課の財産ですから、どうにかして入力してもらい充実させたかったのです。

そこで個人の「目標管理」として取り上げました。その対象者はある程度実力のある人で、実力の程度によって年間の入力件数を決めます。

会社には「提案制度」があるので、年度末には係長、課長が入力された物の中から優秀な物を選び人事課に申請します。

人事課が承認すれば賞金が入るので、課のお金としてストックしておき、飲み会の時などに使っています。

Answer 4

共有するのは良いことですが、

設計者、それ以外と、その設計に責任をもって担当している人間
というのがいるはずです。

それを誰もが書き換え自由というのは、いただけない。

たとえば、正しい設計があっても、それを誤まった設計に
書き換えられてしまった場合の、セキュリティや安全対策が
なされていないことになってしまいます。

設計内容を公開するという共有はOKでも、
書き換えるというのは、ある担当者だけが書き換えられるように
責任範囲を決めておいたほうが良いと思います。

※たとえば、社内で協議して、変更するということになったら、
担当者が編集しなおすとか、また、UPDATE日時をしっかりと
わかるようにすることをオススメです。
（社内で元設計をコピーした人が沢山いて、
時間とともに、新/旧のデータが氾濫すると思われますので、
あやまって新を旧のデータで上書きされてしまった・・・
ということがないように、やはり、上書き防止は必ず対策を
とるべきです。