ダブルチェックの意味。どちらが正しいでしょうか。 私は事務の仕事をしており、請求書を発行するための金額計算等もやっ…

Question

ダブルチェックの意味。どちらが正しいでしょうか。

私は事務の仕事をしており、請求書を発行するための金額計算等もやっています。手で計算して明細に数字を打ち込むという原始的な手法なので、ミスを防ぐためにペアを組んで発行に回す前にダブルチェックを行います。

先日私が用事があるため早めに仕事を切り上げようとしていたところ、私のペアの人が慌てて明細をチェックしてほしいと持ってきました。
その明細をチェックすると、明らかに金額がおかしいところがあり、このまま発行していたら多額の請求ミスとなるところでした。

私は「どうしてこんなにおかしな数字が出ているのに気付かないんですか？私がチェックしてなかったらどうなってたかわかります？」とキツめに言ったところ、
その人は開き直り「あなたが今日は早く帰りたいと言っていたから自分でチェックするよりも先にあなたに回した。この明細は今日中に完成させないといけないからあなたが退社してしまって明日に回されては困る。先にチェックしていれば自分だって気付けた。そもそもチェックしてあげてるという高圧的な態度は何なのか」と言ってきました。

今日中に仕上げなければならなかったとは言え、きちんと完成した状態でダブルチェックに回すのが常識ではないんでしょうか？
相手の言い分は、「最終的に2人の目で確認すればいいんだから、入力が完了した時点で他人のチェックを入れ、最後にまた自分でチェックしたって同じでしょ」とのことです。

そもそも明細を作成している時点で金額のズレに気付けなかったのかが理解できないんですが…

補足

今回は伝票の数字がそもそも間違っており、入力ミスではありませんでした。
しかし毎月明細を作成しているのに、あり得ない数字の伝票に気付けなかったことが理解できません。だからダブルチェックと言う余計な仕事が増えるのではないでしょうか。

作成中は数字を間違いなく入力することに注力しているので、その辺りの整合性は一通り作成してからチェックするつもりだったと言ってましたが…

Answer 1

どうでしょう、ここは「仕事効率化、ノウハウ」のカテゴリーです。

裁定を判断する場所では無いと思いますし、せっかくの質問ですからそんな観点でアドバイスしたいと思います。

そもそも二重チェックのやり方が仕事の効率化になっておりません。

請求書の金額程度なら、何枚の伝票から作成するのかはわかりませんが、多ければ多いほど、そろばんや電卓で単純計算するのでは無く、一度社内システム(有れば)への入力をしその入力した結果を、元の伝票と突き合わせをすれば良いだけです。

もし社内システムが無ければ、一度パソコンのExcelに入力し、Totalを自動計算させれば請求金額になります。
①入力は電卓やそろばんを弾くと一緒ですから無駄は有りません。
②入力した結果が履歴として見れるので、ダブルチェックに使える。
③入力履歴が有るので、何処に間違いが有ったのか一目瞭然。電卓やそろばんの様に、何度も全点のやり直しが不要。
④Excelが使えれば、請求書までリンクさせて作れる。
⑤履歴も残るので、過去の情報を引き出したり監査時の参考になったり、保管も伝票とは違いパソコンの中に何年分も保管して置き瞬時に引き出して見る事が出来ます。(セキュリティや効率化などの観点から、ファイル場所は外付けHDにすると良いでしょう)
⑥毎月の請求書の履歴より、半期や年度の請求金額一覧も瞬時に作成出来、債権債務管理にも利用出来るし、客先一覧表を元に売上げ一覧表も作成出来、それぞれ二度三度の入力も全く不要となって来ます。

私的には、なんと無駄なダブルチェックをしているんだろうと思いつつ、それ以外の作業はどうなっているんだろうと、余計な心配をしてしまいます。

エクセルを使える人が居ればこんな会話も無いし、ダブルチェックも一人で十分出来、他の資料作成(最初の伝票の金額を一度やれば全て使える)にも水平展開出来ますから、とても便利で効率化出来ます。

それと気になったのですが、普通は請求書の合計金額一発では無く、明細一覧表も付けるモノです。
それはもし、相手に請求書が渡ってから金額の不一致が有った場合、果たして何処の金額が合わなかったのかを調べるのに明細が有れば、それこそ一発で分かり、これもダブルの効率化になって来ます。

そういう事が効率化やノウハウとなって来ます。
エクセルが使えるのなら、業務効率化の観点よりデータ化する事で、二人で行うダブルチェックを廃止し、時間短縮と水平展開で業績貢献しましょう。

もしエクセルが使えない場合なら、計算式を覚えるぐらいは、新しいスマホを使うぐらいのレベル。

エクセルを開き、数字入力が出来れば、合計の計算は、入力した欄の範囲を指定して＂Σ＂キーを押すだけで瞬時に合計額が出ます。

もし間違った所が有り、その場所だけ正しい数字を入れ直せば再計算させる必要は無く、先ほどのΣした場所に、再入力した結果が同期されて表示されます。

最後になりますがご質問への回答。
まず、ダブルチェックの為の運用ルールは有ったのか？無ければ相手の言う事にも一理有り。
相手は作成者で、あなたの役目が検印(チェック)なら、相手の言い方(考え)は間違っています。

これも一般的な常識ですが、資料作成には、作成・審査(検印)・承認と、審査する人はチェックする役目を持っています。
そんな業務機能分担も無く、二人でダブルチェックしろと言うだけなら、どっちもどっち。

むしろあなたはもっと事前に、早退の状況を相手に知らせておき、十分な作成と自己チェックの時間を与えて置くべきだと思います。

それと普段のやり方の中で、相手の方のミスはどれぐらい有ったのか？それをあなたはどれぐらい発見出来ていたのか？その頻度はどれぐらい有ったのか？

もしその頻度が一年に数回なら、相手の言う事ももっとも。
もしその頻度が月に数回なら、相手の言う事も一理有り。
もし一週間に一度ぐらい有るのなら、相手はこの仕事に向かないか、或いは故意の手抜きをしている。

故意の手抜きとは、
真剣にやっても、どうせあなたがダブルチェックしているし、果たして本気で真剣にやっているのかも分からないし、適当にやってみればダブルチェックが効いているのか分かる。自分が間違っていても、あなたが見つけてくれる…という事になり
未必の故意になっているかも知れません。

そんな経緯や体制が分からずして、喧嘩両成敗としか言えません。ましてや今回は、あなたが早退というイレギュラーが有った訳で、たまたま間違ってしまった(？)ので無ければ、こんな会話にはならなかったのですから、順番なんてどうでも良い事。

でも、あなたの言う様に、作成時点で検出出来るのも間違いでは無いが、前提では間違いが有るという事でダブルチェックしている訳なので、やはり順番は関係無い？

もしなたの精度が完璧なら、あなたが最初に請求金額を算出し、それを元に相手が請求書を作成するのが良いでしょう。それが効率化。

Answer 2

ミス防止で一番重要なことは、ミスを発生させないことです。

しかし、全くミスを発生させないことは、現実にはかなり難しいため、発生したミスを見つける作業が必要になります。

ミス防止とは
①ミスを発生させないこと
②発生したミスを見逃さないこと

ダブルチェックは②の作業であり、当然①の対策のあとに行うものです。
重要なのは①です。

一緒に作業されている方は、ミス防止について理解されてないようです。

上司に相談するなどして、大きなミスが発生しないうちにその方に理解してもらう必要があると考えます。

Answer 3

ダブルチェックって、作業者とは別の人が最終確認をする事です。

相手の方が明細を入力→あなたが確認して不備があれば指摘する→相手の方が修正する→あなたが最終確認する。

特に叱る必要はなかったのではないのでしょうか。

単純に誤りを指摘して直させ、最終確認すれば良いだけです。

『もし私がチェックしてなかったら…』とは言うべきではないですね。最終確認するのはあなたの仕事ですから。

あなたが早く帰れるように、急いで作業してくれた結果のミスかも知れません。

Answer 4

事情はどうあれ、最終的にミスを食い止めるべきはダブルチェックする人間です。