営業事務として当然の確認をしたつもりが、上司に愚痴られて落ち込んでいます。 営業事務をしています。 担当している営業が一週間の海外出張に出るため、普段の業務をカバーすることになりました。

Question

普段から非常にタスク管理が苦手な方で、
何度催促しても月末月初に仕事を詰め込むことが続いています。
上司もこの人の業務を正確に把握できておらず、今回は「あなたに任せるわ〜（笑）」と。

そんな中、あるお客様からの発注で数量不足があった場合、
「勝手に数量を増やして納品していい」と営業から軽く言われました。

ただ、これまでも「勝手に増やしてOK」と言われたケースで、
後になって「やっぱりキャンセルで」と言われたこともあり、ルールとして非常に曖昧です。

そこで私は
・商品単価が高い場合も本当に勝手に増やしていいのか？
・判断に迷うケースは、都度お客様に相談でもいいか？
・今回の機会に、対応方針を統一できないか？

すると、営業からは最初「安い商品は増やしていい、高いものは確認して」と言われ、
「やっぱり全部その都度、営業に連絡ください」と終わりました。海外との時差があり対応できるのか不明ですが。

後から上司に対して
「増やしていいって言ってるのに、なんでそんな細かいこと言うの？」と愚痴を言っていたようです。

私の疑問

私は業務の属人化を防ぎ、リスクを減らすためにも当たり前の確認をしたつもりでした。
単価の大きな取引が絡む以上、ルールを明確にするのは当然だと思っていました。

それでも「細かすぎ」「めんどくさい人」と捉えられてしまうのは、
私がやりすぎだったのでしょうか？

今後の立ち回りとして、こういった確認や提案は避けた方がよいのか、
アドバイスをいただけたらありがたいです

Answer 1

営業事務としてはその立ち位置でいいです。
営業さんは直接数字を獲ってくるポジションで花形ではありますが、どうしても目線や主観が外に向きがちなので、人によっては放っておくと個人商店化します。
営業事務は社内や法的な基準にしたがって、ルールを逸脱する営業をたしなめるのも役割のひとつです。
ですから、ちょっと五月蠅がられるでちょうどいいんですよ。

私も営業事務ですが、上司から了承の言質取っているのであれば、必要だと思われる部分に関してはウザがられても確認しますし、場合によっては止めます
。中には営業事務では判断が難しく、営業の采配で進めるしかないものもあるでしょうけど、そういう場合はなるべくメール（証拠に残る）で確認して責任の所在と指示元を明確にしています。

Answer 2

出張する他の同僚の代行なら妥当な行動ではないかと思いますよ。
いくら上司が認めたとはいえ本人と事前にすり合わせをしていた訳ではないんでしょう？
不測の事態が起こったら、やれって言った上司が恨まれるより実際にやった自分が恨まれる可能性の方が高いですよね。

Answer 3

仰る気持ちは分かりますが、営業も上司も顧客も所詮「人」なので定型的な対応は難しく感じます。
別の営業や上司なら「それならこうしましょうか？」とこの機会にルール化していたかもしれませんし、同じように「臨機応変に…」という感じかもしれません。
経験上「相手見て変える」のが最善かとは感じます。
自身も営業ですが顧客により完全な定型化の方もいれば、直電で一つ一つ細かく確認作業する方までイロイロ対応を変えています。

「細かすぎ」＝「細部まで気が利く」
「めんどくさい人」＝「キチンと手順を確認してる＝安定感」
何事も表裏一体でその匙加減は個人差がありすぎるのが悩ましいところかと。

恐らく現状の環境では上司の裁量を仰いでそれに従う・最終確認は上司にお願いするのが無難なのかと感じますね。営業さんがルーズなようなので…