複数店舗からの注文書(ファンシー雑貨)を取りまとめて注文し、届いた商品を振り分ける業務を任されています。

Question

複数店舗からの注文書(ファンシー雑貨)を取りまとめて注文し、届いた商品を振り分ける業務を任されています。その業務だけならいいのですが、普段は店頭で販売している為、いつも各店舗からの注文書を自宅に持ち帰り集計して、問屋さんに注文しています。

注文量が少ないうちは良かったのですが、最近アイテム数や注文数が多くなり、作業を負担に感じるようになりました。

各店舗(現在5店舗)から手書きのファックスで注文書が送られてくるのですが(約100アイテム、1アイテムにつき5〜6のカラーや柄のバリエーションがあります。)効率よく集計する方法はありますでしょうか。

携帯で注文書を読み取り集計してくれるような物もあるようですが、この程度の事であまり高い物を導入してもと考えております。

詳しい方いらっしゃいましたら、ご教授頂けると助かります。

Answer 1

私ならGoogleスプレッドシートを使います。多少の準備作業は必要ですが、無料で出来ます。
１．自分と各店舗のGoogleアカウントを作る
２．スプレッドシートで画像のような商品と店舗の表を作る。合計のところはSUM関数で自動計算する
３．共有設定で各店舗のGoogleアカウントで書き込みできるようにする
４．各店舗の発注担当者にログイン情報とスプレッドシートのURLを伝える

ここまで事前準備です。

最初に作ったシートは原本としてとっておき、注文を取る日の日付のシートを作ります。

各店舗の発注担当者がパソコン、スマホ、タブレットなどで自分の店で発注したい分を記入すると合計が出ますので、かなり手間は減ります。

Answer 2

＞各店舗(現在5店舗)から手書きのファックスで注文書が送られてくるのですが

Excel 等の表計算ソフトで、ファイルに入力してもらい、電子メールでやり取り、またはクラウドでファイル共有された方が良いと思うのですが。
ファックスではどうしても手入力になりますよね。
それだけでかなり生産性が落ちます。

今の時代、手書きのものをファックスでやり取りというのは、競合他社に後れを取りますし、時代に取り残され、売上等への悪影響は社員全員に皺寄せが来ます。

＞この程度の事であまり高い物を導入してもと考えております。

一時的に多少の投資が必要でも、それにより以降の業務効率が上がり、収益にプラスになるなら導入を検討してみた方が良いです。
ただ、「手書きの物を読み取る」と言えば OCR ですが、そこにコストを掛けるのでなく、先にも述べた電子データのやり取りなら、低コストで済みます。

例えば Google スプレッドシートなら無料で利用できます。
各店舗に少なくとも 1台くらいは PC があるのでしたら、1つのファイルを共有する事で済みます。

＞いつも各店舗からの注文書を自宅に持ち帰り集計して

仕事を持ち帰るのは、やってはいけない事です。
セキュリティ面など理由は色々ありますが、何よりそこに掛かる「人件費」が、会社で把握できない状況を生んでいる事です。

会社経営で一番のコストは「人件費」です。
それが「隠れコスト」になっている状態です。
貴方はご自身の時間の犠牲だけと思われているかもしれませんが、もしいずれ貴方が退職される時、後任の方はどうなりますか？
同じ様に自己犠牲を強いますか？
もし残業で補うとすれば、いきなり会社側はそれまでにない経費が発生する事になります。

また、貴方が仕事を持ち帰る事で、会社側が「業務改善が必要」と理解できない状況を生んでいる事にもなります。
もし会社から持ち帰りを（半強制的に？）させられているなら、拒否すべきです。
それでは辞めさせられる、という様な会社なら、ブラックなので貴方の為になりません。

長々と書きましたが、仕事の持ち帰りは当人にも会社にもマイナスになるという事だけは、ご理解されたいと思います。
即座に変えられないとしても、先の事を考えて何が最善か判断し、改善される事を願います。

Answer 3

＞この程度の事であまり高い物を導入してもと考えております。
自宅へ持ち替えりの作業はサービス残業では？
人件費は増やせば良いという物でも無いですよね。

「代わりにやっといて」と任せられる人も育てないといけませんしね。
規模が小さいうちに導入しておかないと、収拾付かなくなりますよ。