営業事務。仕事の境目が曖昧で辛いです。 基本的には受注、伝票発行、売上処理といった業務を行っていますが、定型業務以…

Question

営業事務。仕事の境目が曖昧で辛いです。

基本的には受注、伝票発行、売上処理といった業務を行っていますが、定型業務以外のお客様対応について、営業事務がどこまですべきかが分かりません。例えばお客様からメールで問い合わせがあった際、私から回答した方がいいのか営業さんに任せるべきなのか、いつも迷います。

納品書発行など、私に分かることであれば返信すべきだと思い、毎回営業さんに一声掛けてから返信するようにしていますが、忙しい中「メール回答していいですか？」と毎回伝えるのも結構苦痛で、相手にも時間を取らせて申し訳ない気持ちがあります。

営業さんも「対応してくれるなら対応してほしい」というスタンスだとは思いますが、勝手にお客様へ直接メールを返信するのはどうしても気が引ける為、どうでもいいことでも毎回確認してしまいます。

営業さんと話し合って業務の線引きをしたいと思っているのですが、こんなことで悩んでいる営業事務は私だけで、結局営業さんと上手くコミュニケーションが取れていない私の問題なので、話し合いをして営業さんに気を遣わせるぐらいなら、私が我慢して毎回確認すればいいと思ってしまいます。

でも、やはり毎回悩むのが辛いので営業と営業事務ではっきり業務を線引きしたいという思いも捨てられません。どこまでが対応していい範囲なのか何度も聞いてみましたが、上手く説明出来ず、伝わりません。

(社内コミュニケーションや報連相を苦痛だと感じる時点で、そもそも事務職に全く向いてません。。本当にコミュニケーション能力が皆無です。)

社内の営業事務の方に相談しましたが、お客様対応は全部営業に任せている方や、毎回営業さんに声をかけて対応する方など、一人一人考え方やスタンスが違っています。

一般的に、営業事務は営業の指示を仰がずにお客様対応をしていいものなのでしょうか？
それとも、基本的には全て営業の仕事なのでしょうか？

そもそも、営業のサポートとは何をすればいいのでしょうか。

営業さんの仕事を何でもかんでも「やります」と言っていたら、何も分からず結局仕事が大幅に遅れて困らせたことも多々あります。

自分で出来る丁度いい範囲でサポートをしたいのですが、0か100かという考え方しかできず、いつも全部やろうとして失敗します。
反省して「自分に出来ないことは無理にやらないでおこう」とすると、本当に何も出来ず罪悪感でいっぱいになります。

会社によってルールは様々だと思いますが、基本的な営業事務の仕事の仕方や心構えについて、ご教授いただけますと幸いです。

Answer 1

貴女は女性でしょうか？
貴女のその感性は、実は営業事務、営業支援に合ってますよ。
大変なその危機感、お気持ちが間違いを防止します。
営業と事務の区分け。
まさに、難しいところです。
営業事務は、まさに社長秘書と同様、営業の秘書。さらに複数の。
と難題です。
本来、貴女の悩みなくなるように、業務区分を明確にされるのが本来の姿です。区分ができない。時点で間違っていますから。
私見ですが。直接お客様に関する事は、営業です。営業事務からのダイレクトな連絡は控えるのが筋です。縁業の中には、丸投げされる方もいまずが。営業上司に伝え、改善され、営業事務が統一な手法での連携が一番ですね。現在のようなおのおのが決める？その方法では、営業と営業事務に新人が入り、育ちにくい部署ですね。