職場でのペーパーレス化の一環として、FAXのペーパーレスを検討しています。

Question

職場でのペーパーレス化の一環として、FAXのペーパーレスを検討しています。50人の職場で、共有の複合機FAXを使っています。
送信については、各自のパソコンから、印刷せず直接FAX送信できる機能を使えそうなのですが、
問題は受信です。
機能としては、受信したら指定のメールアドレスに転送される機能か、ネットワーク上の特定のフォルダに入れる機能があるようですが、どちらも、受信に気付きにくいという問題があります。
（メールの方は、メール受信担当者が不在ならアウトです）
おそらくFAXを印刷せず受信している企業が多いと思うのですが、どのように運用されてるのでしょうか。
アドバイスをいただけると幸いです。

Answer 1

手っ取り早いのは複合機メーカーの営業、
もしくはエンジニアが修理に来た時に相談するのが一番良いと思います。
次、営業とかが来たら話してもらえるように。
上司とかに相談しておくと良いと尾も増す。

やり方は色々ありますけど、
とりあえずどこかの共有フォルダに溜めて、
基本的には複数人が常にそのフォルダを開いていて、
気付いた人が担当者ごとのフォルダに振り分ける
といった感じですかね。

フォルダにファイルが入ったら通知してくれるような
ソフトも有償/無償を問わずあったりするので、
そういったものを使うこともあります。

Answer 2

Fax受信は、現在システムでは世の中に残ります。
帳簿を整えるには、紙媒体が必須な事です。

現時点では、Fax受信の発注書は有効ですが、メール発注はメールでのやり取り契約して無い限り無効。
一部の企業とメール契約をしていますが、確認するのに専任者を要求されています。
それにしたって、2時間サイクルの確認が関の山なので、最悪の確認遅れが2時間も有ります。
これにより、納期遅れ1日が生じる事が有ります。
ここで、ウチのメール確認要員が休んだ日などは、納期遅れ数日になりました。
誰もが、その仕事を担ってた事など失念してましたからね。運悪くサブ担当も長期産休になってました。
メール契約先には、この事については申し入れ済みですが、相手側に取っては急ぎは(メール入ったと)電話連絡して来ます。
いずれにしても、帳簿用に印刷必須です。

紙媒体の良い所も見直されて居ますので、全てがペーパーレスにはなりません。
ペーパーの特に良い点は、全員の目に止まる部分と確認の安易さです。

Answer 3

1日中PCに貼り付いているヒマな社員をFAX受信の担当にする。

Answer 4

それ以前の話で、FAXそのものをやめている企業が増えています。

メールやWebのフォームから注文をしてもらう、あるいは連絡を取る方法に切り替えていくのがベターです。

FAXの場合、受信した内容を再度打ち込む二度手間が発生するので効率が悪いです。