私のオフィスでは、来客用の応接室が3部屋あります。取引先などの来客があれば空いている応接室にお通しているのですが、先日、…

Question

私のオフィスでは、来客用の応接室が3部屋あります。取引先などの来客があれば空いている応接室にお通しているのですが、先日、私の上司の取引先が来社され、空いている応接室にお通ししたところ、しばらくしてから他部門の社員からお通しした応接室は予め当部署がその時間は予約していた旨のクレームがありました。
社内では社員が共有しているエクセルファイルで応接室や会議室、ミーティング室の予約を管理しているのですが、正直あまり全員が予約入力などしていない状況で、私もその応接室が他部署で予約済みということは全く念頭にありませんでした。
皆さんの職場で応接室や会議室の予約管理などで設けているルールや工夫されていることがあれば教えてください。
できれば、デジタルツールではなくアナログ的な管理でこんな工夫をしている、とお知恵をご教示いただけると嬉しいです。
よろしくお願いします。

Answer 1

やっぱりアナログのホワイトボードですね。

一週間先までの予定が記入出来ます。
今日の予定は明日の朝、管理者が消して、
次の週の日付を記入しています。

エクセル予約する人からすると
少し面倒かもしれませんが、
幅広い人が使うので混乱しにくいはずです。

社長や役員の方から一声発信してもらい、
アナログへ移行ですね。