内定承諾書 添え状について。 内定承諾書を提出する際の添え状の宛先は、社長や理事長といった先方のトップの方のお名前…

Question

内定承諾書 添え状について。

内定承諾書を提出する際の添え状の宛先は、社長や理事長といった先方のトップの方のお名前にするべきなのでしょうか？

承諾書の宛名は理事長となっていますが、同封された書類上では「総務部宛に書類を提出してください」との旨がありました。

◯◯株式会社
理事長 ◯◯様

◯◯株式会社
総務部 御中

どちらにするべきか分かりません。

ビジネスマナーについての理解が浅くお恥ずかしいですが、御指南いただけますと幸いです。

よろしくお願い致します。

Answer 1

その承諾書はおそらく理事長本人に渡ることはありません。管理そのものは「理事長扱い」になるので承諾書自体は理事長宛になっていますが、その書類そのものを受け取り、開封して事務手続きに当たるのはあくまで総務部のスタッフです。

つまり「こういう書類を送るからよろしく」という質問者様のメッセージは総務部の人に宛てて届けることになります。封書の宛先が総務部である以上、同封される添え状も当然総務部の人に向けたものになっているのが妥当です。

なお封筒の宛先が「総務部御中」になっているのは不自然ではありませんが、添え状に書くなら「御中」は好ましくありません。こういうのは意味とセットで覚えておけば今後迷うことはないです。

「御中」というのは「中の人へ」を表す「中」に丁寧語の「御」が付いたもの。
「株式会社東京商事 総務部御中」とあれば「総務部の中の人へ。総務部に所属する人なら誰でもいいから開封して読んで下さい」ということを求めています。複数のスタッフが所属する何らかの団体に宛て、読む人を特定しない場合、誰が開封しても目的が果たされる場合に用います。よく「御中は企業などの団体に対する敬称」と説明されることがありますが、正確には「組織の中の誰でもいい誰か様へ」という意味であくまで人に対する敬称です。つまりこれは封筒の宛名書きにしか使えません。

誰かが開封されて書類を読んでいる時点でそれは「組織の中の誰でもいい誰か」ではないです。既に人が特定されていますから。従って封筒の宛名書きなら「御中」でもいいですが、添え状そのものに書く場合なら「総務部 ご担当者殿」のような形で個人を特定してご挨拶することになります。

Answer 2

総務部の担当者宛でよろしいです。

Answer 3

どちらでもよい、とは思いますが
あちらが「総務部宛」といってよこすのですから
「総務部御中」で発送すればいいでしょう

Answer 4

承諾書等の書類各種は「会社に」出すのでもちろん社長（理事長）宛ですが、実際そんなものは社長が目を通すわけがなく、総務部宛に送れとあるんであれば、総務部までです。

因みに「総務部御中」というより、採用を担当した方の名前がわかるはずなので「総務部 ○○様」だと思います。