私の会社は、作業ごとにそれぞれ「このメールは◯◯部の××さんに」など決まっているのですが、ある日、上から「メールの送信先…

Question

私の会社は、作業ごとにそれぞれ「このメールは◯◯部の××さんに」など決まっているのですが、ある日、上から「メールの送信先一覧をつくってほしい」と言われました。

入社したてなのに、それだけ言われても分からず困ってます。
まずはメール送信が必要な作業を挙げていけば良いでしょうか？どうすれば良いか分かりません。と伝えたら「それで良いよ！」と言われ、他に具体的なアドバイスはされず。。

何か良い案はありますか？
まとめ方がよく分かりません…。

Answer 1

メール送信先一覧表を作りましょう。
ワードか、エクセルでよいと思います。

まずはメール送信が必要な作業を挙げ、表の一番左の欄（第１列）に、書き込みます。
それぞれの作業について、その右の欄（第２列）に、発信者または部署を書きます。
さらにその右の欄（第３列）に、送信先を書き込みます。
これで一覧表の形式が出来上がります。

さて、形式は出来たものの、送信先として誰を記入していいのか、わからないこともあるでしょう。
自分でわからない部分は空欄のまま、上司のところへもって行き、質問しながら、ご自分で記入して下さい。

記入が出来たら、その表をさらに見やすくレイアウトします。
たとえば、作業の種類ごとに分類したり、送信先によって分類したりして、使う人にとって便利な形式を工夫してください。

全部出来たら、上司に提出し、訂正があるかどうか確認し、承認をもらいます。

以上のように、情報をまとめるには、まず出来上がりの形式をつくって、そこを埋めていくようにすると、見落としがなく、効率が良くなります。